[외주] 미팅 이후, 운영에 맞게 화면을 더 구체화했다 및 좀 더 어려운 요구사항.. - 3/24

저번에 미팅했던 요구사항에 대해 개선 작업을 하였고 크게 다음과 같이 진행하였다.

• 입실자 장부 리스트 보완
• 연간 캘린더 축소 버전 추가
• 도면 상세 정보 강화 및 신규 입실자 등록 흐름 추가

 

3/19 요구사항 추가 개발

1. 입실자 장부 리스트를 실제 장부처럼 다듬었다

기존 장부 화면은 입실자와 월세 상태를 보여주는 기본 구조에 가까웠다면, 이번에는 실제 관리 과정에서 더 자연스럽게 읽히도록 몇 가지 표현과 기능을 손봤다.

 

납부 대상 월일 표현 변경

기존에는 납부 대상 월일을 2023년 4월처럼 표시하고 있었다. 하지만 실제 운영 흐름에서는 이런 연·월 단위 표현보다 매월 3월 2일처럼 날짜 중심으로 보는 방식이 더 직관적일 수 있다고 판단해 형태를 변경했다.

즉, 단순히 “어느 달의 월세인가”보다 언제 납부 대상이 되는지 바로 읽히는 표현으로 바꾼 셈이다.

 

월세 납부일의 ‘예정’ 항목 제거

기존 화면에는 월세 납부일에 예정이라는 개념이 들어가 있었는데, 이 부분은 오히려 관리 화면을 복잡하게 만들 수 있다고 보고 제거했다. 운영자 입장에서는 실제로 중요한 것은 “냈는가 / 안 냈는가”, 그리고 “언제 냈는가”에 더 가깝기 때문이다. 그래서 불필요한 중간 상태를 줄이고, 더 명확하게 납부 여부를 관리할 수 있는 방향으로 정리했다.

 

납부 이력 추가

장부에서는 현재 상태만 보는 것으로 끝나지 않는다. 이전 납부 내역까지 함께 볼 수 있어야 월세 관리가 더 안정적으로 이루어진다. 그래서 이번에는 납부 이력 기능도 추가했다. 이를 통해 단순히 이번 달 납부 여부만 확인하는 것이 아니라, 이전에 어떻게 납부되었는지까지 이어서 확인할 수 있도록 했다.

 

 

상태 수정 화면 추가

장부를 운영하다 보면 납부 상태나 기타 정보를 수정해야 하는 일이 자연스럽게 생긴다. 그래서 단순 조회 화면만 있는 것이 아니라, 상태를 직접 수정할 수 있는 화면도 추가했다.

 

이렇게 되면서 장부 리스트는 단순 조회용 표가 아니라, 실제로 운영 중인 입실자와 월세 상태를 관리하는 화면에 더 가까워졌다.

 

 

2. 연간 캘린더는 축소 버전을 하나 더 만들었다

연간 캘린더 화면은 이전 미팅에서 “사장님은 최대한 한 화면에 많이 보이는 형태를 원하실 것 같다”는 피드백이 있었기 때문에, 이를 반영해서 축소 버전의 캘린더를 하나 더 제작했다.

 

즉, 기존 캘린더가 날짜 표현을 상대적으로 더 자세히 보여주는 버전이었다면, 새로 만든 축소 버전은 가독성과 전체 조망에 더 초점을 둔 화면이라고 볼 수 있다.

→ 2가지 캘린더를 추가해서 나중 피드백 때 사장님의 의견을 한 번 들어보려고 함.

 

 

• 연간 캘린더 축소 버전

 

 

3. 도면 화면은 ‘입실자 상태’에서 ‘방 상세 정보’까지 확장되었다

도면 화면도 많이 보완되었다. 처음에는 도면에서 방을 눌렀을 때 입실자 정보를 보여주는 것이 중심이었다면, 이번에는 방 자체에 대한 상세 정보까지 함께 보여주는 방향으로 확장했다.

 

원장님께서는 도면 UI에서 방을 클릭했을 때, 보여줄 수 있는 상세는 다음과 같았다.

• 공시원 홈페이지에 있는 방 정보들도 함께 보이면 좋겠다고 말씀하심
• 방 상세 정보에서의 어떤 방 유형인지 월세는 얼마인지

 

각 방의 유형 정보 수집 및 매핑 == 홈페이지에 있는 정보

즉, 단순히 “101호, 102호”처럼 방 번호만 있는 것이 아니라, 각 방이 어떤 타입인지 프로그램 내부에서 식별할 수 있도록 정리한 것이다. 비품 및 방 3D 도면을 추가

 

월세 가격 및 방 유형 추가

방마다 구조와 유형이 다르기 때문에, 먼저 각 방이 어떤 유형인지 파악하는 작업이 필요했다. 이를 위해 총무님께 방 리스트에서 방 유형을 확인할 수 있는 PDF 자료를 요청했고, 받은 정보를 바탕으로 각 방을 하나씩 매핑해서 넣었다.

→ 이 부분을 반영하기 위해 총무님께 각 방의 상태 정보와 관련 자료를 요청했다.

총무님께 방 리스트를 받았다. (관련 내부 자료는 블로그에 올리지 않겠다.)

 

개발 후 페이지

 

4. 헤더에는 신규 입실자 등록을 추가했다

현재 3개의 페이지인 대시보드, 입실자 관리, 연간 캘린더 페이지에서 각각 헤더에 똑같은 신규 입실자 등록 모달을 추가했다.

 

이 기능은 두 군데에서 접근할 수 있도록 구성했다.

• 전체 헤더에서 바로 신규 입실자 등록
• 도면 화면에서 빈방을 눌렀을 때 신규 입실자 등록

→ 하나의 데이터가 추가되면 대시 보드, 입실자 관리, 연간 캘린더에서 뜨는 데이터가 다 동일한 곳을 가리키도록 진행

 

5. 대시보드, 연관 캘린더, 입실자 관리 상단에 총 방 개수 추가

• 대시보드, 연관 캘린더는 이렇게 헤더 총 방 개수 추가

• 총 장부 리스트는 다음과 같이 총 방 개수 추가

 

3/24 요구사항 미팅

3/24에는 저번에 뵙지 못한 사장님을 만나게 되었다. 지금까지 추가적으로 개발된 것을 말씀드렸다.

 

이번 미팅에서는 이전에 보여드렸던 화면들에 대한 구체적인 수정 의견도 있었지만, 그보다 더 크게 느껴졌던 것은 고시원 운영에서 실제로 관리해야 하는 데이터가 생각보다 훨씬 복잡하다는 점이었다.

 

처음에는 이 프로젝트를 “방 상태를 보고, 입실자를 관리하고, 월세 납부 여부를 정리하는 프로그램” 정도로 생각했다. 하지만 사장님과 이야기를 나누다 보니, 실제 운영에서는 단순한 입실 현황만으로는 부족했고, 정산과 승계, 퇴실 시 차감, 방 관리 이력 같은 요소들까지 함께 다뤄야 한다는 점이 드러났다.

 

즉, 프로그램이 단순한 조회 도구를 넘어 운영의 복잡한 맥락까지 담아내야 하는 관리 시스템으로 확장되고 있었다.

 

그 후 사장님의 피드백은 다음과 같았다.

 

1. 연간 캘린더는 축소 버전이 더 적합하다고 하셨다

먼저 연간 캘린더 화면에 대해서는 이전에 만든 일자 축소 버전이 더 좋다(밑 두 번째 사진)고 말씀하셨다. 사장님이 중요하게 보는 것은 세부 날짜 하나하나를 크게 보는 것보다, 최대한 많은 호실의 운영 상태를 한 화면 안에서 조망할 수 있는 형태였다.

 

막대 그래프 안의 텍스트는 더 단순해야 했다

기존에는 막대 그래프 안에 나이, 성별, 월세 같은 정보를 함께 넣는 방향도 생각하고 있었지만, 사장님은 여기서 나이와 성별은 빼고 월세 값만 간단히 보여줘도 된다고 하셨다.

• 월세 가격 → 70, 75처럼 월세 숫자만 들어가더라도 충분하고,
• 텍스트 길이 → 중요한 것은 한 달 길이에 맞게 텍스트가 자연스럽게 들어갈 정도로 최대한 간결하게 보여주는 것

 

6개월 단위 조회 구조도 제안해주셨다

또한 연간 캘린더를 1년 전체를 한 번에 다 보여주기보다, 6개월 단위로 나누어 보고 옆으로 넘기는 형식이 더 적절할 것 같다고 하셨다.

이 부분은 나는 좀 더 잘 보여주기 위해 다음과 같이 생각했다.

 

• 한 페이지 안에서는 3개월 + 3개월 형태로 보고, 옆으로 넘기면 다음 6개월 구간이 나타나는 식이다.

 

막대 그래프를 누르면 방 상세 정보로 연결되면 좋겠다고 하셨다

또 하나의 요구사항은, 연간 캘린더의 막대 그래프를 눌렀을 때 그 방에 대한 도면 또는 상세 정보가 보이는 형태면 좋겠다는 것이었다.

 

이 부분은 중요하게 느껴졌다. 왜냐하면 캘린더는 결국 기간 중심 화면이고, 도면은 공간 중심 화면인데, 사장님은 이 둘이 따로 노는 것이 아니라 연결되어 있어야 한다고 생각하셨기 때문이다.

 

즉, 운영자는 “언제 사용되는가”를 보다가도 바로 “어떤 방인가”를 확인할 수 있어야 했다.

 

2. 도면 화면은 상세 정보 영역을 더 크게 보여달라고 하셨다

도면 화면에 대해서는 정보 자체보다 레이아웃에 대한 피드백이 있었다. 현재 구조에서는 옆에 보이는 상세 정보 영역이 너무 작게 느껴졌고, 사장님은 도면 비율을 조금 줄이더라도 상세 정보가 더 크게 보이는 형태를 원하셨다.

 

3. 진짜 어려운 건 화면이 아니라 ‘상세 데이터’였다

이번 미팅에서 가장 크게 느껴졌던 부분은 화면보다도 데이터 모델 자체가 생각보다 훨씬 복잡하다는 점이었다. 사장님은 여러 운영 사례를 설명해주셨고, 그 이야기를 들으면서 이 프로젝트가 단순 입실자 관리에서 끝나지 않는다는 것을 더 분명하게 알게 되었다.

 

 

보증금 차감 내역이 필요했다

보통 입실자는 보증금 300만 원을 내는데, 퇴실 시 문제가 생기면 여기서 차감이 일어날 수 있다고 하셨다. 이 차감은 단순히 방값 때문일 수도 있지만, 하자와 관련된 비용 차감일 수도 있다.

 

즉, 퇴실 처리에서는 단순 종료가 아니라 보증금에서 어떤 사유로 얼마가 차감되었는지가 함께 관리되어야 한다.

 

이 이야기를 듣고 나니, 퇴실은 단순히 “끝났다”가 아니라 정산의 한 단계라는 점이 드러났다.

 

전기와 도시가스는 정산 방식이 다르다

공과금에 대한 관리도 필요하다고 하셨다.

• 도시가스→ 도시가스는 상대적으로 실시간 정산이 가능하지만,
• 전기요금 → 전기요금은 그렇지 않다고 하셨다. 한전에서 검침을 하고 나서 고지서가 나오기 때문에, 실제 입퇴실 날짜와 검침 시점이 어긋날 수 있다.

예를 들어 20일에 검침을 했고, 22일에 새로운 입실자가 들어왔다고 하면, 그 사이 2일치 전기 사용량이 다음 달 고지서에 포함될 수 있다. 이 경우 고시원은 그 금액을 계산해서 다음 입실자에게 별도로 안내해야 한다.

 

사장님 표현으로는 이걸 현금 승계라고 설명해주셨다.

 

즉,

• 고지서는 다음 달에 통합되어 나오고
• 그 안에는 이전 사용자의 일부 금액이 섞여 있을 수 있으며
• 고시원은 이를 계산해서 다음 입실자에게 정확한 금액을 따로 안내해야 한다

는 구조였다.

이 부분을 듣고 나서, 단순히 월세 납부 여부만 관리하는 것으로는 실제 운영을 담아낼 수 없다는 생각이 들었다. 공과금 승계와 정산 이력도 결국 중요한 운영 데이터였다.

 

사장님은 이런 현금 승계 내용이 막대 그래프 쪽에 들어가거나, 혹은 도면 상세 정보 쪽에 들어가면 좋겠다고 하셨다.

 

월세 미납금도 함께 보여주면 좋겠다고 하셨다

또한 막대 그래프 안이나 상세 정보에서 미납금도 함께 볼 수 있으면 좋겠다고 하셨다.

 

이 요구사항은 자연스러웠다. 운영자는 단순히 누가 들어와 있는지만 보는 것이 아니라, 그 방과 관련된 재무 상태도 같이 파악하고 싶어하기 때문이다. 즉, 방 운영 정보와 정산 정보는 실제로는 분리되어 있지 않았다.

 

미래 입실 예정도 보일 필요가 있었다

사장님은 이런 예시도 말씀하셨다. 예를 들어 오늘이 3월 24일인데, 26일부터 살 사람이 이미 정해져 있다. 그런데 다른 사람이 27일부터 오겠다고 문의하는 상황도 생길 수 있다. 이런 경우 단순히 현재 공실인지 아닌지만 보는 것으로는 부족하고, 앞으로 예정된 입실 일정까지 상세 내역에서 보여줄 수 있어야 한다고 하셨다.

 

이 요구사항은 꽤 골치 아픈 문제처럼 느껴졌다. 왜냐하면 “현재 상태”와 “미래 예약 상태”를 동시에 관리해야 하기 때문이다.

 

즉, 방은 단순히 공실/입실중 두 가지 상태만 있는 것이 아니라,

• 현재 공실
• 현재 입실 중
• 곧 퇴실 예정
• 신규 입실 예정
• 겹치는 문의 또는 대기 가능성

처럼 더 복잡한 상태 전이를 가질 수 있다는 점이 드러났다.

 

비품 및 소모품 관리도 필요했다

사장님은 방의 비품과 소모품 관리도 중요하다고 말씀하셨다.

예를 들어

• 매트리스 교체
• 에어컨 청소
• 도배

같은 작업들이 있고,

이 작업이 언제 이루어졌는지와 비용이 얼마였는지도 관리되면 좋겠다고 하셨다. 즉, 방 관리는 단순히 “누가 사는 방인가”의 문제가 아니라

이 방이 어떤 유지보수 이력을 가지고 있는가까지 포함하고 있었다. 이 부분은 특히 인상적이었다. 입실자 정보와 월세 정보만 생각하고 있던 내 입장에서는, 방 하나하나가 사실상 작은 자산처럼 관리되고 있다는 느낌을 받았기 때문이다.

 

 

이번 미팅에서 느낀 점

사장님도 중간에 “이걸 다 설명하려고 하니 너무 힘들다”고 말씀하셨다. 그 말이 굉장히 인상 깊었다. 왜냐하면 실제 운영 경험 속에는 수많은 예외와 맥락이 쌓여 있는데, 그걸 한 번에 시스템 요구사항으로 정리해서 말하는 것은 운영자 입장에서도 쉬운 일이 아니기 때문이다.

 

그럼에도 불구하고, 사장님은 많은 내용을 최대한 정리해서 설명해주셨고 “지금 설명한 것들이 아마 골치 아플 것”이라고도 하셨다.

 

실제로도 그랬다. 이번 미팅을 통해 느낀 것은, 고시원 운영은 단순히 돈을 받고 입실자를 받는 것으로 끝나는 일이 아니었다는 점이다.

 

그 뒤에는

• 퇴실 정산
• 보증금 차감
• 공과금 현금 승계
• 미납금 관리
• 미래 입실 일정
• 방 유지보수 이력

같은 수많은 운영 맥락이 붙어 있었다. 즉, 이 프로젝트는 처음 생각했던 것보다 훨씬 더 현실 운영의 복잡성을 담아내야 하는 프로그램이 되어가고 있었다.

 

오류 발견

• 미팅을 하면서 오류 부분을 찾았다.
• 납부 대상 월일 → 매달 3월 2일이 아니라 매달 2일 이렇게 되어야함

 

 

정리

현재 많은 요구사항이 생겼다. 이전 미팅까지만 해도 문서 없이도 간단한 요구사항들이라 간단하게 작업할 수 있을 것 같았다. 하지만 이번 미팅으로 이전처럼 하면 안될 것 같은 생각이 들었다.

 

그래서, 이번에는 사장님이 말씀해주신 것과 지금까지 작업한 것들을 모두 하나의 문서로 정리해서 요구사항 및 시나리오를 정리해서 확인을 받은 다음 작업을 진행하려고 한다.